Российская технология управления изменениями
Сообщение об успешной отправке!
17.06.2024
КАК ВНЕДРИТЬ OKR
Контекст: OKR — это метод целеполагания и мониторинга выполнения целей на базе Целей (Objectives) и Ключевых результатов (Key Results). Метод OKR был изначально разработан в корпорации Intel, получил широкую известность, так как успешно применялся в Google и на сегодняшний день стал одним из самых популярных подходов к целеполаганию. Несмотря на то, что сам метод относительно прост и интуитивно понятен, внедрить его в компании не так-то легко. В этой статье рассмотрим один из возможных подходов к внедрению OKR с помощью технологии «5встреч».
Материал подготовлен совместно с Максимом Фроловым, который ранее успешно внедрял OKR в Тинькофф Кассе, а сейчас управляет изменениями в Яндекс 360 и ведет канал о книгах
Материал подготовлен совместно с Максимом Фроловым, который ранее успешно внедрял OKR в Тинькофф Кассе, а сейчас управляет изменениями в Яндекс 360 и ведет канал о книгах
- Выгоды и преимущества внедрения ОКР
- Воронка изменений «5встреч»
- Встреча № 1 «Правила игры»
- Встреча № 2 «Экскурсия»
- Встреча № 3 «Пилот»
- Встреча № 4 «Взлет»
- Встреча № 5 «Праздник»
Содержание
Выгоды и преимущества внедрения ОКР
Как правило, компании затевают внедрение OKR, исходя из таких или похожих выгод:
- фокус компании на ограниченном количестве целей, и как следствие, повышение вероятности их достижения
- прозрачность для всех: сотрудников, которым легче выбирать важные задачи, и руководителей, которым ясно над чем работают те или иные команды
- ускорение проектов и изменений за счет квартального, а не годового цикла планирования
- повышение мотивации и вовлеченности сотрудников за счет прозрачности целеполагания и понимания своего вклада в развитие компании
Частые проблемы при внедрении ОКР
- непонятно, какую реальную, насущную проблему в компании решает переход на OKR, поэтому не получается извлечь энергию на внедрение
- формальное внедрение OKR — переназвали текущий процесс планирования в OKR и поставили галочку «внедрено»
- не выделили сотрудникам время на процесс OKR, поэтому он происходит по остаточному принципу
- руководство высшего звена не участвует ни в процессе внедрения OKR, ни впоследствии в регулярном процессе постановки, корректировки и мониторинга выполнения OKR
- массовое сопротивление сотрудников, которым предлагается ставить амбициозные цели и рисковать бонусами и премиями (связать OKR и бонусы по аналогии с KPI — одна из серьезных ошибок)
- корпоративная амнезия — поставили OKR и на всякий случай забыли о них
Необходимое условие реального внедрения OKR
Чтобы получить запланированные выгоды от внедрения ОКР, необходимо обеспечить явное изменение поведения сотрудников, которые должны массово начать ставить и достигать цели в логике OKR, а не того подхода к планированию, который применяется в компании на текущий момент.
Модель Ступень изменений®
Решение
Как добиться массового изменения поведения сотрудников и, как следствие, реального внедрения OKR с пользой для компании?
В этом вам поможет воронка изменений 5встреч, которая последовательно вовлекает в изменения пять ключевых аудиторий: топ-менеджмент, средний менеджмент, чемпионов изменений, все подразделения и все сотрудники компании.
В этом вам поможет воронка изменений 5встреч, которая последовательно вовлекает в изменения пять ключевых аудиторий: топ-менеджмент, средний менеджмент, чемпионов изменений, все подразделения и все сотрудники компании.
Встречи
Аудитории
«Правила игры»
топ-менеджеры
1
2
3
4
5
средний менеджмент
Чемпионы изменений
все пользователи
вся организация
«Экскурсия»
«Пилот»
«Взлет»
«Праздник»
Запуск
Воронка изменений 5ВСТРЕЧ®
1
2
3
4
5
Запуск
Количество вовлеченных сотрудников
Время
Отказ
Типичное внедрение
Иллюстративный график
Чтобы вовлечь сотрудников в процесс внедрения OKR необходимо организовать следующие пять вовлекающих встреч:
- «Правила игры» для топ-менеджеров
- «Экскурсия» в целевое состояние для руководителей среднего звена
- «Пилот» для чемпионов изменений
- «Взлет» для представителей всех подразделений
- «Праздник» для всех сотрудников компании
Лайфхак:
Все пять встреч нужно поставить в график сразу и заранее! Это обеспечит мобилизующий эффект для всех участников проекта внедрения OKR.
Встреча №1
«Правила игры»
«Правила игры»
Генеральный директор и его непосредственные подчиненные
На тернистом пути к старту внедрения OKR может быть несколько встреч, в том числе, индивидуальных, с руководителями высшего звена в форме сбора ожиданий, «прогрева» и т. п. Однако, пока вы не поставили в график встречу в предлагаемом ниже формате, где топ-команда в полном составе посмотрела друг другу в глаза и в явном виде согласовала свою роль и ответственность во внедрении OKR, успех и скорость внедрения под большим вопросом.
Топ-менеджеры
Цель встречи:
обеспечить активную поддержку внедрения со стороны руководства компании
Состав участников:
руководители уровня ГД, ГД-1, в подчинении которых находятся пользователи OKR
Спикер:
Куратор проекта (как правило, директор по стратегии, операционный директор или генеральный директор)
Содержание презентации:
на этой встрече согласовывается общий контекст изменений, который будет в дальнейшем использоваться в коммуникациях:
- как внедрение ОКР поможет в реализации стратегии компании
- какую насущную проблему компании решает переход на OKR
- целевая картина ОКР (схема — верхнеуровневый процесс)
- в чем ключевые отличия ОКР от текущей системы планирования
- каких сотрудников затронет это изменение и сколько их всего
- общий план внедрения со сроками на основе воронки 5встреч
- какое участие во внедрении ожидается от руководителей высшего звена и какова их ответственность
- ключевые метрики, по которым будем отслеживать ход изменений (проект отчета)
- мемо/протокол
Ожидания от руководителей высшего звена
Роль в процессе ОКР (целевое состояние):
Ответственность при внедрении ОКР:
- определять стратегические направления для ОКР
- регулировать амбициозность целей, предлагаемых командой (не принимать слабые цели и неконкретные ключевые результаты)
- контролировать выполнение ОКР в своей функциональной области в зоне своей ответственности еженедельно и на общих ежеквартальных собраниях
Ответственность при внедрении ОКР:
- разъяснить своим сотрудникам, зачем нужны эти изменения и поддерживать их в процессе перехода
- обеспечить вовлеченное выполнение процесса ОКР своими сотрудниками в заданные сроки
Лайфхак:
Зачастую руководители высшего звена не играют активную роль во внедрении изменений просто потому, что к ним не было конкретного запроса, а встреча № 1 — это отличная возможность его обсудить.
Межвстречное пространство
После вовлекающей встречи № 1 руководители высшего звена уже в полном сознании формулируют на стратегической сессии OKR уровня организации на основе имеющейся стратегии или исходя из текущей ситуации. Команда внедрения тем временем готовит сценарий иммерсивного демо процесса OKR для встречи с руководителями среднего звена.
Встреча №2
«Экскурсия»
«Экскурсия»
Тимлиды, начальники отделов, управлений
Руководители среднего звена «не знают слов любви», заняты операционными вопросами, поэтому на данном этапе нужно не столько агитировать их за OKR и светлое будущее, сколько «вломиться» в их сознание с помощью иммерсивного демо, то есть заставив их провернуть процесс OKR в миниатюре, собственноручно, на встрече № 2. Это позволит собрать замечания к процессу (в том числе, здравые) и «выпустить пар» сопротивления.
Средний менеджмент
Цель встречи:
погрузить руководителей среднего звена в изменение и вскрыть их сопротивление
Состав участников:
руководители уровня тимлида, начальника отдела, начальника управления, назначенные участниками Встречи № 1
Спикер:
куратор проекта
Содержание презентации:
на этой встрече участники должны «прожить» изменение
- контекст изменений (слайды со встречи № 1)
- проект OKR уровня компании
- иммерсивное демо — участники проходят процесс ОКР в ролях так, как он задуман в целевом виде (от формирования OKR уровня подразделений до сбора индивидуальных OKR). Это можно сделать в формате игры или небольшого воркшопа
- рейтинг замечаний — команда внедрения фиксирует и рейтингует замечания к процессу ОКР
- ожидания от руководителей среднего звена
Ожидания от руководителей среднего звена
Роль в процессе ОКР (целевое состояние):
Ответственность при внедрении ОКР:
- определять ОКР уровня команды ежеквартально
- контролировать выполнение ОКР в своей команде еженедельно
Ответственность при внедрении ОКР:
- разъяснить своим сотрудникам, зачем нужны эти изменения и поддерживать их в процессе перехода
- обеспечить разумный баланс развития по OKR и операционной деятельности
Лайфхак:
Постарайтесь удержаться от споров и защиты вашего детища от нападок (а будет очень хотеться). Нужно просто уважительно выслушать, записать и поблагодарить — это максимально снизит дальнейшее сопротивление.
Межвстречное пространство
После вовлекающей встречи № 2 руководители среднего звена, делегируют на встречу № 3 «Пилот» от своих команд чемпионов изменений, которые будут руками тестировать и администрировать процесс OKR. Команда внедрения тем временем вносит изменения в процесс OKR по итогам встречи и полученных замечаний, а также детализирует роль в этом процессе чемпионов изменений для следующей встречи.
Встреча №3
«Пилот»
«Пилот»
Также иногда называются агентами или проводниками изменений, цель которых помочь внедрить OKR в своем подразделении.
На этой встрече собирают сотрудников, которые «руками» будут выполнять большую часть работы в своих подразделениях и командах, и чтобы они сделали эту работу качественно и с душой, необходимо их правильно мотивировать.
Чемпионы изменений
Цель встречи:
мотивировать чемпионов изменений на отличную работу
Состав участников:
сотрудники, имеющие авторитет в подразделении и назначенные руководителями среднего звена на роль чемпионов изменений в проекте внедрения OKR
Спикер:
куратор проекта, генеральный директор
Содержание презентации:
На этой встрече участники должны получить мотивацию участвовать в проекте:
- контекст изменений (слайды со встречи № 1)
- возможности для чемпионов изменений, которые открывает для них участие в проекте
- изучение детального процесса внедрения OKR
- роль и ожидания чемпионов изменений во внедрении OKR
Ожидания от чемпионов изменений
Роль в процессе ОКР (целевое состояние):
Ответственность при внедрении ОКР:
- администрировать сбор данных для ОKR с сотрудников подразделения
- готовить отчетность по OKR
- предложения по улучшению процесса OKR
Ответственность при внедрении ОКР:
- протестировать процесс и шаблоны OKR
- оказывать помощь и поддержку своим коллегам по подразделению при массовом внедрении OKR
- обратная связь для команды внедрения
Лайфхак:
Фокусируйтесь не на том, что они должны сделать, а на том, зачем им участвовать в проекте (мотивирующие факторы)
Межвстречное пространство
После вовлекающей встречи № 3 чемпионы изменений проходят углубленное изучение темы OKR и сдают небольшой экзамен, чтобы быть в состоянии поддерживать своих коллег по подразделению или команде в процессе внедрения. Также они тестируют процесс и шаблоны OKR перед массовым внедрением.
Встреча №4
«Взлет»
«Взлет»
Руководители и сотрудники всех подразделений, участвующих в OKR, проводят встречу перед массовой постановкой целей сотрудников
На этой встрече с участием представителей всех подразделений, которые участвуют во внедрении OKR, обеспечивается одинаковый уровень информированности, понимания контекста и дальнейших шагов по проекту OKR. Не рассылка, не приказ, не сообщение в чате — очная встреча всех с руководством и возможностью задать вопросы.
Все подразделения
Цель встречи:
обеспечить массовое использование OKR в компании
Состав участников:
генеральный директор, руководители высшего и среднего звена, рядовые сотрудники
Спикер:
куратор проекта, генеральный директор, участники пилота
Содержание презентации:
на этой встрече участники должны понять общий контекст и получить четкие инструкции, что делать:
- контекст изменений (слайды со встречи № 1)
- правила постановки целей
- как будет вестись мониторинг постановки целей
- когда и как можно пройти обучение, где лежат инструкции
- куда обращаться с вопросами и за поддержкой (контакты чемпионов и команды внедрения)
- ожидания от аудитории, сроки и дальнейшие шаги
Ожидания от сотрудников
Роль в процессе ОКР (целевое состояние):
Ответственность при внедрении ОКР:
- формулировать, выполнять и отчитываться по OKR еженедельно и ежеквартально
Ответственность при внедрении ОКР:
- пройти обучение
- внести свои цели в шаблон
Лайфхак:
Попросите чемпионов изменений выступить на встрече, чтобы они рассказали об итогах тестирования и «примерки» OKR
Межвстречное пространство
После вовлекающей встречи № 4 сотрудники и руководители формируют OKR подразделений, заполняют шаблоны целей (при возникновении трудностей и вопросов им помогает чемпион изменений), проводится вертикальное и горизонтальное выравнивание и, наконец, фиксируется финальная версия OKR.
Когда все данные на месте, начинается «промышленная эксплуатация» процесса OKR.
Проходят еженедельные чекины в подразделениях и командах. В конце квартального цикла подводятся итоги OKR. Когда завершен первый цикл OKR (или можно взять первые два квартальных цикла для надежности), проводим встречу № 5 «Праздник» — настало время поблагодарить всех участников внедрения OKR! Команда внедрения готовит списки на награждение и поощрение.
Проходят еженедельные чекины в подразделениях и командах. В конце квартального цикла подводятся итоги OKR. Когда завершен первый цикл OKR (или можно взять первые два квартальных цикла для надежности), проводим встречу № 5 «Праздник» — настало время поблагодарить всех участников внедрения OKR! Команда внедрения готовит списки на награждение и поощрение.
Встреча №5
«Праздник»
«Праздник»
Это встреча может быть проведена в рамках уже имеющегося мероприятия, куда обычно приглашаются все сотрудники компании. На мероприятии подводятся итоги внедрения OKR и награждаются сотрудники, внесшие значительный вклад в успех внедрения.
Все сотрудники
Цель встречи:
закрепить массовое корректное регулярное использование OKR в компании
Состав участников:
генеральный директор, руководители высшего и среднего звена, рядовые сотрудники
Спикер:
куратор проекта, генеральный директор
Содержание презентации:
на этой встрече участники должны понять общий контекст и получить четкие инструкции, что делать:
- контекст изменений (слайды со встречи № 1, но уже не план, а факт)
- награждение отличившихся во внедрении OKR
- планы дальнейшего развития OKR
- ожидания от аудитории и дальнейшие шаги
Лайфхак:
То, как вы завершаете изменения, повлияет на все последующие изменения, поэтому финал нужно продумывать не менее тщательно, чем запуск.
Метод 5ВСТРЕЧ® можно использовать для внедрения не только OKR, но и любых организационных изменений, предполагающих изменение поведения сотрудников — изменения процессов, организационных структур, внедрения информационных систем, корпоративных ценностей и много другого.
Сообщение об успешной отправке!
Сообщение об успешной отправке!